La Déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif mis en place par les pouvoirs publics pour simplifier les démarches administratives des entreprises et faciliter la communication avec les organismes sociaux. Dans cet article, nous vous présentons les enjeux, le fonctionnement et les avantages de la DSN pour les employeurs et salariés.
L’objectif de la DSN : simplification et dématérialisation
Les entreprises françaises ont longtemps été confrontées à la complexité des démarches administratives liées aux déclarations sociales. Ces formalités, souvent chronophages, étaient sources d’erreurs et de retards dans l’établissement des droits sociaux des salariés. La DSN a pour ambition de remédier à ces problèmes en dématérialisant et simplifiant l’ensemble des déclarations.
Pour ce faire, la DSN repose sur une transmission unique, mensuelle et automatisée des données issues de la paie vers les organismes sociaux. Cela permet ainsi de rationaliser les échanges d’informations entre l’entreprise et ces organismes tout en réduisant le risque d’erreur.
Le fonctionnement de la DSN
La DSN est basée sur le principe du « flux unique », qui consiste à transmettre une seule fois l’ensemble des informations nécessaires au traitement des différentes déclarations sociales. Cette transmission est effectuée par voie électronique, directement à partir du logiciel de paie utilisé par l’entreprise. Les données sont ensuite transmises aux organismes sociaux concernés (Urssaf, caisses de retraite, mutuelles, etc.)
Le dispositif repose sur trois éléments clés :
- La déclaration mensuelle, qui est une synthèse des informations relatives à la paie et aux cotisations sociales pour chaque salarié.
- Les signalements d’événements (arrêts de travail, fin de contrat, etc.), qui doivent être envoyés dans les délais légaux à l’organisme concerné.
- Les déclarations annuelles, comme la Déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U), qui sont désormais intégrées à la DSN.
Les avantages de la DSN pour les employeurs et salariés
Pour les entreprises, la mise en place de la DSN présente plusieurs avantages :
- Une simplification des démarches administratives, avec une réduction du nombre de déclarations à effectuer et une meilleure lisibilité des obligations.
- Une réduction des coûts, grâce à la dématérialisation et l’automatisation des processus.
- Un gain de temps, puisque les entreprises n’ont plus besoin de produire plusieurs déclarations avec des formats différents et selon des échéanciers différents.
- Une amélioration de la qualité des données, grâce à un contrôle en amont effectué par le logiciel de paie et une meilleure traçabilité des informations.
Pour les salariés, la DSN permet :
- Une meilleure protection de leurs droits sociaux, grâce à une transmission plus rapide et fiable des informations aux organismes concernés.
- Un accès simplifié à l’information, avec la possibilité de consulter en ligne les déclarations effectuées par leur employeur.
La mise en place de la DSN : obligations et accompagnement
Depuis le 1er janvier 2017, la DSN est devenue obligatoire pour l’ensemble des entreprises du secteur privé. Les employeurs doivent donc s’assurer de mettre en place ce dispositif dans leur gestion administrative et paie.
Pour accompagner les entreprises dans cette transition, plusieurs dispositifs d’aide et d’accompagnement ont été mis en place : formations spécifiques, guides pratiques, assistance téléphonique, etc. Par ailleurs, le site officiel de la DSN (dsn-info.fr) propose de nombreuses ressources pour aider les entreprises à se familiariser avec ce nouveau dispositif.
Dans certains cas particuliers (notamment pour les petites structures), des dérogations temporaires peuvent être accordées pour continuer à utiliser les anciennes déclarations. Toutefois, ces dérogations sont vouées à disparaître progressivement au profit d’une généralisation complète de la DSN.
L’évolution de la DSN : vers une simplification accrue
La mise en place de la DSN constitue une étape importante dans la simplification des démarches administratives pour les entreprises françaises. Toutefois, le dispositif continue d’évoluer pour répondre encore mieux aux besoins des employeurs et salariés.
Ainsi, des travaux sont en cours pour intégrer de nouvelles déclarations au sein de la DSN, comme la Déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) ou le bordereau de versement mensuel (BVM). L’objectif est de parvenir à un « guichet unique » qui regrouperait l’ensemble des déclarations sociales.
La DSN représente donc une avancée majeure en matière de simplification et de dématérialisation des formalités administratives pour les entreprises. Elle témoigne d’une volonté commune des pouvoirs publics et du secteur privé d’améliorer le dialogue social et la protection des travailleurs en France.